Umfrage anlegen

Umfragen bieten die Möglichkeit zu wichtigen Fragestellungen in der kommunalen Verwaltungsarbeit, zu Strategieentwürfen oder zu Konzeptionen, z. B. der Gemeinde oder einer Landesinstitution, ein Feedback von Bürger:innen und den ansäßigen Gewerbetreibenden zu erhalten. Neu ist die Funktion Umfragen an einen bestimmten Adressatenkreis. 

Voraussetzung: Beteiligungsportal

Um im Beteiligungsportal Sachsen-Anhalt eine Beteiligung erstellen zu können, benötigen Sie einen eigenen (kostenfreien) Mandanten (d. h. ein eigenes Beteiligungsportal inerhalb der Instanz Beteiligungsportal Sachsen-Anhalt), für welches Sie als Nutzer mit entsprechenden Rechten registriert sein müssen. 

Hat Ihre Kommune oder Landeseinrichtung bereits einen Mandanten für das Beteiligungsportal Sachsen-Anhalt und sind Sie dort bereits registrierter Nutzer, können Sie sich jederzeit über die URL: https://beteiligung.sachsen-anhalt.de/intern in der Fachadministration anmelden. Sofern Ihnen lediglich noch ein Nutzer in Ihrem kommunalen Beteiligungsportal fehlt, nutzen Sie zum Beispiel die Kontaktmöglichkeit für technische Fragen am Ende dieser Anleitung, um Zugang zu erhalten.

Ist Ihre Kommune noch kein Teil vom Beteiligungsportal Sachsen-Anhalt, müssten Sie zunächst einen kostenfreien Mandanten beantragen. Dies können Sie schnell und einfach auf der folgenden Seite erledigen: Einrichtung Ihres Beteiligungsportals.

Neue Umfrage anlegen

Nach erfolgter Anmeldung gelangen Sie auf die Startseite (Dashboard). Wechseln Sie in den Reiter Beteiligungen und nutzen Sie das -Symbol, um eine neue Beteiligung anzulegen.

Sie befinden sich nun in der Erfassungsmaske für die Allgemeinen Angaben.

Zunächst vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung für die Umfrage und wählen ein passendes Thema aus. Unter Typ der Beteiligung wählen sind im Auswahlmenü das Format Umfrage (Formulare) aus. Im Feld Typ der Äußerung ist jetzt Formular vorausgefüllt, diese Einstellung kann so bleiben. 

Anschließend wird unter Erweiterte Angaben angegeben, ob die Umfrage Anonym (Ohne Anmeldung) erfolgen soll. Dies ist das Regelverfahren und wird für allgemeine Umfragen, die einen möglichst großen Teilnehmerkreis erreichen sollen, empfohlen. Hierbei können sie trotzdem weitere Adressangaben erfassen, um zum Beispiel eine Rückmeldung an alle Teilnehmer zum Unfrageergebnis zu ermöglichen. 

TIP: Im Zuge der Erstellung einer öffentlichen oder internen Umfrage kann die Beteiligung unter Erweiterte Angraben als Geschützt eingerichtet werden. 

Die Beteiligung ist damit ausschließlich einem eingeschränkten Nutzerkreis zugänglich. Ist die Option aktiviert, kann die Beteiligung ausschließlich mit gültigem Zugangslink im Webportal aufgerufen werden. Verwenden Sie den Link bzw. den QR-Code dafür unter "Allgemeine Angaben" > "Portal" für Ihre Kommunikation zur Beteiligung, z. B. in Mails oder Veröffentlichung im Intranet (der Link ist nach dem erstmaligen Abspeichern sichtbar). Der Link enthält den gültigen Zugangscode. Beachten Sie, dass der Link erst nach dem Veröffentlichungstermin ein Ergebnis liefert (Sichtbar ab). Entfernen Sie den "Geschützt" Haken, wenn die Umfrage für jedermann sichtbar sein soll. 

Unter Ort der Beteiligung können Sie konkret einen Ortsbezug zur Beteiligung festlegen. Hierbei können Sie die Kartenfunktion nutzen, um die genaue Adresse zu referenzieren. 

Der untere Abschnitt Zeitplanung und Status bietet die Möglichkeit festzulegen, ab wann die Umfrage sichtbar sein soll (Sichtbar ab), aktivieren Sie den Haken bei Sichtbar. Die Felder Aktiv ab und Aktiv bis geben an, in welchen Zeitraum sich Teilnehmer an der Umfrage beteiligen können. Die Anmeldedaten werden vom System automatisch ab dem festgelegten Datum anonymisiert, um den Belangen des Datenschutzes gerecht zu werden. 

Bevor Sie Umfrage speichern können, müssen weitere Angaben erfasst werden. Folgen Sie der Anleitung auf der nächsten Seite. 

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