Allgemein

Wird sich der Funktionsumfang noch vergrößern? Wird die Software noch weiterentwickelt?

Die Plattform wird zusammen mit den Kooperationspartnern Freistaat Sachsen, Nordrhein-Westfalen und Hessen kontinuierlich weiterentwickelt. Wir berücksichtigen hierbei auch die Anforderungen der Nutzerinnen und Nutzer. Releasenotes und -planung veröffentlichen wir in der Infozentrale

Gibt es neben dem Schulungsangebot auch ein Benutzerhandbuch zum Selbststudium?

Ein Benutzerhandbuch für das Portal existiert nicht. Das Selbststudium kann aber durch die direkte Nutzung erfolgen: An jeder Stelle im Backend, an der etwas eingestellt werden kann, wird eine ausführliche Kontext-Hilfe (über Mouse-Over) bereitgestellt. Die Kontext-Hilfe wird mit jedem Update der Software kontinuierlich gepflegt und ist immer auf dem aktuellsten Stand.

Gibt es für das Beteiligungsportal Sachsen-ANhalt auch eine App?

Das System kann auch ohne App auf einem mobilen Gerät genutzt werden (Responsive Web Design). In diesem kann z.B. auch der Standort des Smartphones gelesen werden, ähnlich wie bei einer App. Für Meldeverfahren (Mängelmelder) sowie Veranstaltungen sind App-Lösungen demnächst verfügbar. Sobald diese bereitstehen, wird an dieser Stelle darauf hingewiesen.

Gibt es Support für ein eigenes Unterportal/Mandantenportal?

Ja, bitte kontaktieren Sie das Team des Beteiligungsportals Sachsen-Anhalt per E-Mail  beteiligung@sachsen-anhalt.de

Ist die Plattform barrierefrei nutzbar?

Ja, Barrierefreiheitstests wurden erfolgreich durchgeführt. Bitte beachten Sie, dass die Barrierefreiheit ein Prozess ist, an dem Sie mit Ihren eigenen Inhalten beteiligt sind. So müssen z.B. Bilder mit ausführlichen Bildbeschreibungen gewählt werden und die Kontrastwerte bei Farben eingehalten werden (hierzu erhalten Sie bei der Nutzung Hinweise). Auch die Nutzung verständlicher Sprache gehört zum Thema Zugänglichkeit und Barrierefreiheit.

Einrichtung

Wie und wo kann ich ein eigenes Mandantenportal beantragen?

Beantragen Sie jederzeit Ihren Mandanten unter  Mitglied werden und eigenen Mandanten verwalten im Beteiligungsportal ST!.

Ich muss bei der Anmeldung bzw. Beantragung Angaben zum Layout machen (Farben, Benennung des Portals). Sind die nachträglich unveränderbar oder können die noch angepasst werden?

Nutzerinnen und Nutzer mit der Rolle „Mandant-Administrator“ innerhalb der Kommune können im Nachhinein Anpassungen vornehmen.

Kann ich für erste Tests ein „Test-Portal“ einrichten, das zunächst nicht auf der öffentlichen Karte sichtbar ist?

Ja, eine nicht-öffentliche Seite ist möglich. Sie können im Anmeldeformular zur „Einrichtung des Mandanten“ angeben, ab wann die Freischaltung erfolgen soll. Die Portalumgebung ist dann zunächst für Bürgerinnern und Bürger nicht erreichbar und kann von Ihnen für Tests und Experimente genutzt werden (z.B. zur Vorbereitung einer Beteiligung und hausinterne Abstimmungen).

Außerdem ist es auch im öffentlichen Portal möglich, eine Beteiligung zunächst so vorzubereiten, dass sie nicht öffentlich ist. Sie können einen Vorschaulink z.B. mit Ihrer Organisation teilen. Zur Vorbereitung einer Beteiligung zwecks hausinterner Abstimmungen oder für interne Verfahren können Sie auch die Funktion „geschütztes Verfahren“ beim Anlegen der Beteiligung nutzen. 

Kosten

Ist die individuelle Anpassung an das Corporate Design der Kommune auch kostenfrei?

Das Beteiligungsportal ist ein Baukastensystem: Es bietet grundlegende Möglichkeiten zur Anpassung von Logos, Farbwerten und zwei Layout-Einstellungen, aus denen ausgewählt werden kann. Die Abfrage erfolgt unter Einrichtung Ihres Beteiligungsportals Sachsen-Anhalt und kann später noch eigenständig angepasst werden. Die Anpassung an das Corporate Design erfolgt dabei unentgeltlich, ist jedoch nur eingeschränkt im Rahmen des Produktstandards möglich.

Datenschutz/Sicherheit

Wo liegen die Daten? (Stichwort: Datenschutz)

Die Daten liegen auf Servern bei der Kommunale IT-UNION eG. Für die Datenverarbeitung, die über das Hosting hinaus gehen (z.B. Nutzung von Exporten), sind Sie selbst verantwortlich.

Welche Informationen müssen die Bürgerinnen und Bürger bei der Anmeldung angeben? Können diese – natürlich datenschutzkonform – ausgewertet werden?

Sofern Sie für eine Beteiligung eine Anmeldung vorsehen, werden bei der Registrierung für Privatpersonen nur die minimalen Login-Daten (Pseudonym, E-Mail-Adresse, Passwort) erfasst. Eine Auswertung erfolgt nur über die konkrete Beteiligung. Darüber hinaus können Sie pro Beteiligung beliebige Zusatzangaben erfassen, die Sie auch auswerten können. Bitte konkretisieren Sie diese jeweils in den verfahrensspezifischen Datenschutzangaben.

Wird ein AVV-Vertrag (Datenverarbeitung im Auftrag) angeboten?

Ein AVV-Vertrag zwischen dem jeweiligen Mandanten (Kommune, Landesbehörde) und dem Ministerium für Infrastruktur und Digitales (MID) als Anbieter des Dienstes ist nicht erforderlich. Das MID hat einen Fernwartungsvertrag (mit AVV entsprechenden Regelungen) mit der KITU e.G. und KID als Betriebsgesellschaft.

Wie erfolgt die Anmeldung? Erfolgt die Anmeldung über das Portal und mit Vergabe von Passwörtern?

Ja. Eine Registrierung erfasst die mindestnotwendigen Login-Daten und erlaubt es den Nutzerinnen und Nutzern, ihre Beiträge einzusehen und z.T. zu bearbeiten.

Best Practice

Wie gehe ich mit bereits existierenden Tools und Online-Angeboten für Beteiligungsverfahren in meiner Organisation um? 

Es gibt keine direkten Schnittstellen für extern laufende Beteiligungsverfahren und -tools. Es besteht aber die Möglichkeit, laufende oder geplante externe Verfahren auf dem Beteiligungsportal Sachsen-ANhalt zu verknüpfen. Richten Sie hierzu eine einfache Beteiligung (z.B. Dialog) ein, versehen diese mit einigen Basisdaten und verlinken darin auf das externe Fachverfahren. Siehe Beteiligung zum Landesentwicklungsplan .

Dies hat den Vorteil, dass alle Ihre Beteiligungen an einem Ort gesammelt sind und Sachsen-Anhalt-weit angezeigt werden. Eine vollständige Liste von Beteiligungen können Sie so wiederum in Ihre kommunale Website einbetten. (siehe Kann ich Beteiligungen in meine Website integrieren?) So können Sie eine Nutzungsfreundlichkeit durch konsistente Darstellung erreichen.

Wie kann ich verhindern, dass Bürgerinnen und Bürger sich im „Portaldschungel“ verirren? 

Sie können den Bürgerinnen und Bürger einen leichten Einstieg bieten, indem Sie relevante Verfahren bereits auf Ihrer eigenen Webseite anzeigen (siehe Punkt Kann ich Beteiligungen in meine Website integrieren?). Es gibt verschiedene Einbettungsmöglichkeiten, mit denen Sie die Bürgerinnen und Bürger zunächst auf Ihrer Seite halten können bzw. mit denen Sie Portalbeteiligungen in einen thematischen Kontext setzen können. Den vollen Funktionsumfang bietet allerdings nur das Beteiligungsportal selbst.

Anwendungen

Können eigene GIS Karten eingebunden werden?

Ja, es können beliebige OGC-konforme Darstellungsdienste (WMS) in Beteiligungsverfahren eingebunden werden. Die Karten auf den allgemeinen (Mandanten-)Portalseiten können nicht angepasst werden.

Wie werden die Meldungen im Backend bearbeitet? Geht dies auch über mobiler Endgeräte oder über eine App?

Die Bearbeitung und Auswertung der Meldungen erfolgt am Desktop-PC. Melden Sie sich über die URL https://beteiligung.sachsen-anhalt.de/intern in der Fachadministration an. Wählen Sie unter Beteiligungen Ihre konkrete Beteiligung aus und klicken Sie den Titel an. Wechseln Sie nun in den Reiter Auswerten. Hier gibt es je nach Beteiligungstyp verschiedene Möglichkeiten die eingegangenen Informationen auszuwerten.

Wenn ein Mandant für eine Kommune eingerichtet wurde, besteht die Möglichkeit für die unterschiedlichen Ämter, eigene Bereiche/Umfragen einzurichten? Welche Rollen empfehlen Sie bei der Kommune?

Das Rollenkonzept des Beteiligungsportals unterscheidet Rollen für Administration, Freigabe und Moderation/Auswertung. Pro Beteiligung können einzelne Personen zur Bearbeitung hinzugefügt werden. Nutzerinnen und Nutzer mit „normalen“ Beteiligungsrollen können nur eigene Verfahren sehen bzw. solche, bei denen sie als Bearbeiter zugeordnet sind.

Je nach Thema können diese Rollen in der Kommune von sehr unterschiedlichen Personen eingenommen werden. Z.B. Fachadministration durch Fachabteilung, Moderation durch das Social-Media-Team oder externe Dienstleistungsunternehmen.

Für verschiedene Ämter innerhalb einer Kommune können bei Bedarf auch eigene Organisationen innerhalb des Mandanten angelegt werden, die eine Trennung im System ermöglichen.

Gibt es Deeplinks auf Umfragen/Beteiligungsverfahren, um z.B. aus Social Media daraus zu verlinken?

Ja. Jedes Beteiligungsverfahren kann mit einem Permalink erreicht werden.

Kann man interne Beteiligungsverfahren umsetzen und diese im öffentlichen Portal ausblenden?

Ja. Jedes Beteiligungsverfahren kann auch als „geschützt“ konfiguriert werden. In dem Fall können nur Personen teilnehmen, die eine bestimmte URL aufrufen, das Verfahren erscheint jedoch nicht im Portal.

Wie erhalten neu angelegte Backend-Konten ihre Zugangsdaten? 

Die Zugangsdaten werden aktiv pro Konto verschickt. Dies geschieht über das „Dreipunktemenü“ oben rechts.

Gibt es grafische Auswertungen? Können Daten in Excel exportiert werden?

Das Portal bietet grafische und tabellarische Auswertungen. Bei vielen Rückmeldungen können Sie auch einzelne Aspekte separat betrachten und die Antworten dazu auswerten (Drill-Down). Ein Export nach Excel oder als PDF ist ebenfalls möglich.  

Gibt es die Möglichkeit, die Ergebnisse von Beteiligungsverfahren auch nach Abschluss zusammengefasst einzusehen?

Die Ergebnisse eines abgeschlossenen Beteiligungsverfahrens bleiben in der Datenbank bis das Verfahren durch die Nutzerin oder den Nutzer gelöscht wird. Im Archiv können vergangene Beteiligungen und ihre Auswertungen eingesehen werden. Die Anonymisierung von Beiträgen ist hierbei zeitgesteuert möglich.

Müssen die Bürger, die sich gern beteiligen möchten, sich auf der Seite anmelden und ihre Daten in einem Profil hinterlegen? Ich könnte mir das als Hürde für die Beteiligung vorstellen.

Grundsätzlich kann jedes Beteiligungsformat für eine anonyme Teilnahme, also ohne Registrierung, konfiguriert werden. In jedem Beteiligungsverfahren können Sie die Vorzüge und Nachteile einer Registrierung wie z.B. Niedrigschwelligkeit/Komfortfunktionen für Nutzerinnen und Nutzer/„Teilnehmerkreis nur aus meiner Kommune“ neu für sich entscheiden.

Können Nutzerreaktionen (Stellungnahmen, Meldungen, Beiträge und Kommentare) von Bürgern kommentiert, bzw. eingesehen werden?

Das hängt vom jeweiligen Verfahren ab.

Mit Ausnahme der Beiträge und Kommentare bei Dialogverfahren sowie der Meldungen bei Ereignismeldern sind alle Nutzerreaktionen ausschließlich durch die Bearbeiterinnen des jeweiligen Beteiligungsverfahrens und niemals für andere Nutzerinnen öffentlich einsehbar.

Um Bürgerbeteiligungen auswerten zu können, wird eine gute Filtermöglichkeit benötigt. Gibt es diese?

Ja. In der Auswertung gibt es die Möglichkeit, die angezeigt Tabelle mit den eingegangen Bürgerbetelilgungen fast beliebig um Auswertepunkte zu erweitern. Nach diesen Spalten können die Eingänge gefiltert werden.

Gibt es eine Option sicherzustellen, dass nur Einwohner der Kommune sich beteiligen?

Nein, diese Garantie gibt es nicht.

Meldeverfahren

Mängelmelder haben viele Kommunen bereits in eigenen Portalen oder Apps realisiert, auch mit Kartendarstellung - wie gehe ich damit um?

Das Beteiligungsportal Sachsen-Anhalt ist ein Baukastensystem, welches Behörden im Land Sachsen-Anhalt eine unentgeltliche Alternative bieten soll. Der „Ereignismelder“ ist hierbei nur eins von mehreren Beteiligungsformaten, das Sie über das Portal umsetzen können, aber selbstverständlich nicht müssen. Über einfache Verlinkungen können Sie Ihre Angebote bei Bedarf miteinander verknüpfen.

Können Melder Ihre Meldungen nachträglich noch bearbeiten?

Ja. Nicht-anonyme, also angemeldete Nutzerinnen und Nutzern können Ihre Meldung bearbeiten. Bei anonym abgegebenen Meldungen ist eine solche Funktion nicht umsetzbar, da die Meldung keiner Nutzerin oder keinem Nutzer zugeordnet ist. Eine Meldung einer angemeldeten Nutzerin oder eines Nutzers ist durch diese oder diesen editier- oder löschbar, solange der Status der Meldung noch nicht verändert wurde. Das ist erforderlich, um die Konsistenz von Meldung und Bearbeitung zu gewährleisten. Die Nutzerin oder der Nutzer findet die Meldung nach erfolgter Anmeldung am System entweder in der Liste der Meldungen, über die Navigation in der Karte oder im persönlichen Nutzerkonto.

Können die offenen Mängel auf der Karte auch ausgeblendet werden?

Ja. Bei der Konfiguration eines Mängelmelder-Verfahrens können Sie entscheiden, ob Meldungen mit dem Status „Neu“ angezeigt werden. Das Gleiche gilt für abgeschlossene Meldungen.

Können mehrere Kommunen zusammenarbeiten, um interkommunale Beteiligungsverfahren anzubieten?

Ja. Sofern die jeweiligen Kommunen bzw. Organisationen mit Mandanten im Portal vertreten sind, kann eine Beteiligung (etwa ein Meldeverfahren) so angelegt werden, dass sie in mehreren Mandantenportalen angezeigt wird. Über Geodaten (Umringe) können Sie auch Zuständigkeitsgebiete festlegen, für die eigene Ansprechpersonen konfiguriert werden. Eine Beteiligung ist jedoch primär einer Kommune zugeordnet.

Alternativ kann auf Anfrage ein übergreifender Mandant für bestimmte, übergeordnete Fragestellungen, z.B. die Intelansiedlung im Großraum Magdeburg angelegt werden, auf denen dann Bearbeiter unterschiedlicher Kommunen eingerichtet werden.

Können bestimmten Auswertekategorien unterschiedliche Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zugewiesen werden?

Ja. Nutzen Sie dafür in der Fachadministration ihres Meldeverfahrens im Menü 'Konfiguration' das Untermenü 'Meldekategorie'. Wählen Sie dann die gewünschte Kategorie im Bearbeitungsmodus und wählen aus der Liste der zugelassenen Bearbeiterinnen oder Bearbeiter das gewünschte Nutzerkonto für den Zuständigkeitsbereich aus. Voraussetzung ist, dass die jeweiligen Bearbeiterinnen oder Bearbeiter ein Nutzerkonto im Portal besitzen und Ihrem Mängelmelder als Moderatoren der Bearbeiterliste zugeordnet sind. Bei eingehenden neuen Meldungen wird eine entsprechende Informationsmail an die in diesem Konto hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Ist es möglich, dass zu jeder Meldung weitere Angaben des Meldenden erfasst werden?

Ja. In der Konfiguration der Meldung können Sie die Option "zusätzliche Angaben" wählen und diese im Meldeformular definieren.

Können über das festgelegte Zuständigkeitsgebiet hinaus eine Meldung angegeben werden?

Ja. Bei Meldeverfahren können Sie mehrere Zuständigkeitsgebiete definieren. So könnten Sie z.B. ein zweites Zuständigkeitsgebiet hinzufügen, in welchem Sie ebenfalls Meldungen zulassen. Das könnte der Umring des Landkreises oder der Umring des Landes sein. In der Auswertung der Meldungen können Sie so unterscheiden, welche Meldungen Ihr Stadtgebiet betreffen und welche Meldungen außerhalb des Stadtgebietes verortet sind.

Dialogverfahren

Wie können Diskussionen/Dialoge (vor-)moderiert werden? 

Sie können Ihr Dialogverfahren so konfigurieren, dass Beiträge und Kommentare nicht sofort öffentlich sichtbar sind, sondern durch die Moderation vorgeprüft werden.

Schnittstellen/APIs

Gibt es eine API mit der auf die Daten der Software zugegriffen werden kann?

Das Beteiligungsportal verfügt über verschiedene Export-Formate, z.B. Excel / CSV / Word. Daten, die im Rahmen von Beteiligungsverfahren generiert wurden, lassen sich so unkompliziert exportieren.

Kann ich Beteiligungen in meine Website integrieren? 

Die Einbettung von einzelnen Beteiligungen oder Listenansichten erfolgt über Javascript- bzw. HTML-Widgets, eine Dokumentation mit den verschiedenen Widget-Typen finden Sie unter folgenden Links:

• Integration der aktuellen Beteiligungen eines Mandanten
  (Sie werden auf Beteiligung NRW weitergeleitet)
• Integration der Detailansicht einer Beteiligung
  (Sie werden auf Beteiligung NRW weitergeleitet)
• Integration der aktuellen Veranstaltungen eines Mandanten
  (Sie werden auf Beteiligung NRW weitergeleitet)