Terminbuchung anlegen und anpassen

Eine online Terminbuchung ist heute ein wichtiger Bestandteil, um die Servicequalität für Bürger:innen zu erhöhen und damit die Kundenzufriedenheit zu steigern. Gleichzeitig bietet diese der Kommune die Möglichkeit, die Terminplanung in der Verwaltung effizienter zu gestalten und die Mitarbeiter:innen von unproduktiven Aufgaben (Telefonanrufe oder E-Mail-Kommunikation zwecks Terminvereinbarung) zu entlasten. 

Voraussetzung: Beteiligungsportal

Um im Beteiligungsportal Sachsen-Anhalt ein Beteiligung erstellen zu können, benötigen Sie einen eigenen (kostenfreien) Mandanten (d.h. ein eigenes Beteiligungsportal im Beteiligungsportal Sachsen-Anhalt), für welches Sie als Nutzer registriert sein müssen. 

Hat Ihre Kommune bereits einen Mandanten für das Beteiligungsportal Sachsen-Anhalt und sind Sie dort bereits registrierter Nutzer, können Sie sich jederzeit über die URL https://beteiligung.sachsen-anhalt.de/intern  in der Fachadministration anmelden. Sofern Ihnen lediglich noch ein Nutzer in Ihrem kommunalen Beteiligungsportal fehlt, nutzen Sie zum Beispiel die Kontaktmöglichkeit für technische Fragen am Ende dieser Anleitung, um Zugang zu erhalten.

Ist Ihre Kommune noch kein Teil vm Beteiligungsportal Sachsen-Anhalt, müssten Sie zunächst einen kostenfreien Mandanten beantragen. Dies können Sie schnell und einfach auf der folgenden Seite erledigen: Einrichtung Ihres Beteiligungsportals.

Neue Beteiligung anlegen

Nach erfolgter Anmeldung kommen Sie auf die Startseite, über welche Sie neue Beteiligungen anlegen oder bestehende Beteiligungen bearbeiten können. Wechseln Sie zum Reiter Beteiligungen und nutzen Sie das "+"-Symbol, um eine neue Beteiligung anzulegen.

Sie befinden sich nun in der Erfassungsmaske für die Allgemeinen Angaben

Im Schritt (1) vergeben Sie eine eindeutige Bezeichnung für die Beteiligung. Ergänzen Sie hier z.B. den Namen der Kommune oder die Bezeichnung der Stelle, für die die Terminbuchung angelegt wird. Wählen Sie ein passendes Thema aus. 

Im Schritt (2) ändern Sie den Typ der Beteiligung auf Terminvereinbarung (Terminbuchung).

Unter Ort der Beteiligung (3) können Sie die Angaben zu Adresse anpassen. Dies können Sie manuell mit Ortsangabe ändern erledigen oder Sie nutzen die im kommunalen Mandaten hinterlegten Informationen (Von Mandant übernehmen). 

Der untere Abschnitt Zeitplanung und Status bietet einem die Möglichkeit festzulegen, ab wann und ob die Beteiligung sichtbar sein soll, d.h. ab wann das Verfahren im Portal für die Bürger*innen sichtbar sein soll. Die Felder Aktiv ab und Aktiv bis geben an, in welchen Zeitraum sich am Verfahren beteiligt werden darf. Für feste wiederkehrende Terminbuchungen entsprechend den festen Öffnungszeiten der Behörde bietet es sich an das Feld Aktiv bis frei lassen. Sollen Termin nur für einen bestimmten Zeitraum angeboten werden, z.B. für einen bestimmten Antragsraum, bietet es sich an den Zeitraum entsprechend einzugrenzen. 

TIP: Im Zuge der Erstellung einer Beteiligung oder für interne Beteiligungen kann die Beteiligung unter Erweiterte Angaben als Geschütztes Verfahren eingerichtet werden. Die Beteiligung ist damit ausschließlich einem eingeschränkten Nutzerkreis zugänglich. Ist die Option aktiviert, kann die Beteiligung ausschließlich mit gültigem Zugangscode im Webportal aufgerufen werden. Verwenden Sie den Link oder den QR-Code unter "Allgemeine Angaben" > "Portal" für Ihre Kommunikation zur Beteiligung, z. B. in Mails oder Veröffentlichung im Intranet (Der Link ist nach dem erstmaligen Abspeichern sichtabr.). Der Link enthält den gültigen Zugangscode. Beachten Sie, dass der Link erst nach dem Veröffentlichungstermin ein Ergebnis liefert (Sichtbar ab).

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